Fotobox auf Firmenevents: Datenschutz einfach erklärt

Auf einer Firmenfeier gilt die DSGVO, weil das Unternehmen als Veranstalter Fotos seiner Beschäftigten verarbeiten lässt. Die Fotobox selbst ist dabei unproblematisch, solange drei Dinge stimmen: Die Gäste wissen vorher Bescheid, niemand muss mitmachen, und veröffentlicht wird nur mit Einwilligung der abgebildeten Personen. Eine geschützte Galerie mit fester Löschfrist erledigt den Rest.

Der Unterschied zur privaten Feier: Fotos vom Geburtstag im Garten fallen unter die Ausnahme für persönliche und familiäre Tätigkeiten (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Betriebsveranstaltung ist keine Privatsache. Hier ist das Unternehmen für die Verarbeitung verantwortlich, auch wenn ein Dienstleister die Fotobox stellt. Das Recht am eigenen Bild (§ 22 KUG) gilt in beiden Fällen, sobald ein Foto veröffentlicht wird.

Unsere Fotobox für Firmenfeiern überlässt die Entscheidung den Beschäftigten: Die Box fotografiert nur, wenn jemand am Bildschirm auslöst. Es gibt keine Kamera, die den Raum filmt, und niemand fotografiert im Hintergrund mit. Wer nicht aufs Bild möchte, geht einfach nicht hinein.

Damit Ihre Datenschutzbeauftragte nicht raten muss, hier der komplette Weg eines Fotos bei uns:

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   Auslösen und Sofortdruck

   Die Gäste starten die Aufnahme am Bildschirm, sehen sich vorher im Live View und halten den Ausdruck nach rund neun Sekunden in der Hand. Dieser Ausdruck gehört den Gästen.

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   Upload in die geschützte Galerie

   Die digitalen Bilder landen in der Online-Galerie, bei der Premium Fotobox live über das Mobilfunknetz, sonst nach der Feier. Die Galerie ist nur über einen Zugangscode erreichbar, ohne Konto und ohne App. Wer den Code nicht hat, sieht nichts.

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   Den Zugang steuern Sie

   Den Code geben Sie nur an die Teilnehmenden weiter, etwa per QR-Code auf den Tischen oder am Montag per E-Mail. Auf Wunsch schalten wir die Galerie früher ab oder entfernen einzelne Fotos, zum Beispiel wenn jemand ein Bild dort nicht sehen möchte.

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   Automatische Löschung

   Nach 90 Tagen ab dem Eventdatum löscht unser System alle Fotos der Galerie automatisch, Originale und Vorschaubilder. Laden Sie die Bilder, die Sie behalten möchten, vorher herunter.

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   Speicherort und Zweck

   Die Galerie läuft auf Servern in der EU, die Details stehen in unserer Datenschutzerklärung unter Punkt 8. Wir verarbeiten die Fotos nur für den Betrieb der Galerie, nicht für eigene Werbung.

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   Fotobox in der Einladung ankündigen

   Ein Satz reicht: dass es eine Fotobox gibt, dass Mitmachen freiwillig ist und wo die Fotos landen. Wer das vorher liest, ist am Abend nicht überrascht, und Sie erfüllen einen Teil der Informationspflicht gleich mit.

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   Hinweisschild an der Box aufstellen

   Nach Art. 13 DSGVO müssen Betroffene wissen, wer verantwortlich ist, wozu die Fotos verarbeitet werden, wie lange sie gespeichert bleiben und an wen sie sich wenden können. Ein Schild im Aufsteller neben dem Requisitenkorb deckt das ab. Eine Vorlage steht weiter unten.

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   Einwilligung nur dort einholen, wo sie nötig ist

   Für die interne Galerie, die nur Teilnehmende per Code sehen, stützen sich viele Unternehmen auf das berechtigte Interesse des Veranstalters (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für Intranet, Newsletter oder Social Media brauchen Sie die Einwilligung jeder erkennbaren Person. Bei Beschäftigten zählt sie nur, wenn ein Nein keine Nachteile hat (Art. 7 DSGVO). Welche Grundlage für Ihre Feier passt, entscheidet Ihre Datenschutzbeauftragte.

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   Zugangscode gezielt verteilen

   Der Code gehört auf die Tische und in die Mail an die Teilnehmenden, nicht ins Intranet-Wiki für alle Standorte oder auf LinkedIn. Nach der Feier legen Sie fest, wie lange die Galerie offen bleibt. Spätestens nach 90 Tagen löscht unser System ohnehin.

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   Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat früh einbinden

   Eine kurze Mail zwei Wochen vor der Feier mit Ablauf, Hinweisschild und dem Link zu unserer Datenschutzerklärung erspart Diskussionen am Abend selbst. Gibt es einen Betriebsrat, informieren Sie ihn ebenfalls, sonst fragt er hinterher.

Ein Vorschlag für ein Schild in DIN A5 im Aufsteller neben der Box. Tauschen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern aus:

Derselbe Text gehört in Kurzform in die Einladung und, falls vorhanden, in die Datenschutzinformation für Beschäftigte. Das Schild allein ersetzt keine Einwilligung für Veröffentlichungen.

Hier wird aus dem Partyfoto ein Rechtsthema. Jede Person, die auf einem Bild erkennbar ist, muss der Veröffentlichung zustimmen, freiwillig und widerrufbar. Das gilt für LinkedIn und in der Regel auch für das Intranet, obwohl dort nur die eigene Belegschaft mitliest.

Praktisch heißt das: Wählen Sie innerhalb der 90 Tage in Ruhe die Bilder aus, die Sie verwenden möchten, und fragen Sie die abgebildeten Personen einzeln, am besten mit dem konkreten Foto. Bei Gruppenfotos müssen alle zustimmen. Lehnt eine Person ab, nehmen Sie ein anderes Bild. Das sieht besser aus als jede nachträgliche Unkenntlichmachung.

Für den Jahresrückblick ohne Einwilligungsrunde eignen sich Bilder ohne erkennbare Gesichter: die Requisiten auf dem Tisch, die Box im geschmückten Saal, der Ausdruck in der Hand von hinten fotografiert. Mehr Ideen für die Feier selbst stehen im Ratgeber zur Fotobox auf der Weihnachtsfeier.

Sobald wir die Fotos Ihrer Beschäftigten in unserer Galerie speichern, verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Viele Datenschutzbeauftragte verlangen dafür einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO, der Zweck, Dauer und Löschung regelt. Sprechen Sie uns vor der Feier darauf an, dann klären wir die Unterlagen, bevor die Box geliefert wird.

Was unsere Galerie technisch verarbeitet, steht in Punkt 8 unserer Datenschutzerklärung: Zugangscode, Zugriffe, Downloads und die Bilddateien selbst. Für Hinweise und Einwilligungen gegenüber den Gästen bleibt der Veranstalter mitverantwortlich, auch das ist dort festgehalten.